منشور مدیریت ایران،منشور بازاریابی ایران

فنون مذاكره

آمادگي براي مذاكره:براي مذاكره موفقيت آميز شما نياز به يك طرح داريد، طرحي كه در برگيرنده هدف نهايي و استراتژي شما براي رسيدن به آن هدف باشد، براي تسهيل در موفقيت طرح، قبل از مذاكره خود را كاملاً آماده كنيد.

مفهوم مذاكره: مذاكره زماني معنا دارد كه يك فرد آنچه را كه مورد نياز شما است در اختيار دارد و شما نيز حاضريد براي بدست آوردن آن چانه زني كنيد و بلعكس مذاكره فرايندي است كه تقريباً همه روزه و همه جانبه بين افراد انجام مي شود.

نكته: براي اينكه يك مذاكره كننده خوب باشيد بايد بتوانيد به نياز طرف مقابل پي ببريد.

درك اصول: مذاكره موفقيت آميز يعني تلاش براي به دست آوردن راه حلي كه مورد قبول و توافق هر دو طرف باشد. اين كار حتما نبايد برنده يا بازنده اي در پي داشته باشد. مذاكره فرايندي است كه يا به يك نتيجه رضايت بخش براي هر دو طرف يا شكست براي طرفين منتهي مي شود (يا برد دو طرفه يا باخت دو طرفه)

شناسايي مهارت ها: مهارتهاي اصلي براي يك مذاكره موفقيت آميز عبارتند از:

       توانايي توصيف مجموعه اي ازاهداف و انعطاف پذيري نسبت به برخي از آنها.

       توانايي كشف راههاي متعدد.

       توانايي كسب آمادگي لازم.

       توانايي گوش دادن به ديگران و سؤال كردن از آنان

       توانايي تشخيص اولويت ها.

نكته: مذاكره را با در نظر گرفتن منافع احتمالي شروع كنيد نه با تصور ضررها:

انواع مذاكره: نوع مذاكره بستگي دارد به اينكه چه كسي و براي چه منظوري اين كار را انجام مي دهد در اين راستا مذاكره مي تواند رسمي، غير رسمي، ادامه دار يا تك جلسه اي باشد. افرادي كه در يك رشته كاري فعاليت مي كنند مانند كارمندان، سهامداران، اتحاديه هاي صنفي،‌مديران، عرضه كنندگان، مشتريان و دولت ها بايد از طريق مذاكره اختلافات خود را حل و فصل نمايند.

نكته: همگام مذاكره براي سازش آمادگي داشته باشيد.

نكته: استراتژي خود را مطابق با نوع مذاكره انتخاب كنيد.

مراحل مذاكره:آمادگي، ارائه پيشنهاد،‌مباحثه، چانه زني، ختم مذاكره.

برد براي همه: كليد موفقيت در مذاكره اين است كه بدانيم در ازاي امتيازاتي كه هر يك از طرفين مي دهند بايد متقابلاًامتيازاتي دريافت دريافت كننده. در مذاكرات همه مذاكره كنندگان مي تواند در پايان برنده باشند.مثال در مذاكره اتحاديه صنفي بايد مدير يك شركت،‌اتحاديه براي اعضاي خود دستمزد بيشتري بدست مي آورد و مديريت شركت اطمينان مي يابد بهره وري شركت افزايش خواهد يافت.

توجه: چيزي كه براي شما با ارزش است ممكن است براي طرف مقابل ارزشمندي محسوب نگردد.

انعطاف پذيري

نكته: انعطاف پذير باشيد چرا كه انعطاف پذيري نشانه قدرت شماست نه نشانه ضعف شما

نكته: اگر با عجله تصميم بگيريد،در آرامش پشيمان خواهيد شد.

شناسايي اهداف: اولين هدف براي برنامه ريزي هر نوع مذاكره،اين است كه اهداف خود را مشخص كنيد.از مذاكره به دنبال چه نتيجه اي هستيد؟

نكته:اهداف خود را بنويسيد.سپس آنها را به ترتيب اولويت مرتب كنيد.

نكته:از قبل مشخص كنيد كه چه مسائلي قابل مذاكره و كداميك غير قابل مذاكره مي باشند.

طبقه بندي اولويت ها:

آنهايي كه ايده آل هستند.

آنهايي كه نماينگر يك هدف واقعي هستند.

آنهايي كه بايد تحقق پيدا كنند و براي شكست نخوردن شما در مذاكره ضروري و قطعي هستند.

كسب آمادگي: براي مذاكره هاي جدي لازم است كه ابتدا بررسي هاي جامعي انجام مي دهند.

براي رسيدن به هدف مورد نظر بايد هم اطلاعات مورد نياز و نيز اطلاعاتي كه براي تضعيف دلايل طرف ديگر لازم است شناسايي و جمع آوري كنيد. توجه كنيد،نداشتن اطلاعات بهتر از داشتن اطلاعات غلط است.

نكته: تمام اطلاعات كليدي مرتبط با موضوع مذاكره را جمع آوري كنيد.

ارزيابي طرف مقابل: به نفع شماست كه نقاط قوت و ضعف طرف مقابل را، زماني كه براي مذاكره آماده مي شويد، بررسي و در مورد سوابق افراد شركت كننده تحقيق كنيد.همچنين بكوشيد سابقه ي آنها را در زمينه مذاكره بدست آوريد.

نكته: گاهي ممكن است طف مقابل يك موضوع پنهاني براي مطرح كردن داشته باشد.

انتخاب استراتژي: پس از مشخص كردن هدفهاي خود و تجزيه و تحليل هدفهاي احتمالي طرف مقابل،براي تحقق اهداف،يك استراتژي تدوين نماييد.

استراتژي يك سياست كلي است كه براي دست يافتن به اهدافي شخص تدوين مي شود.استراتژي را نبايد به جاي تاكتيك استفاده كرد،چرا كه تاكتيك روش اجراي استراتژي است.

استراتژي كه انتخاب مي كنيد به عوامل مختلفي از جمله شخصيت، شرايط و موضوع موضوع مذاكره بستگي دارد.در ارتباط با نوع و موضوع مذاكره افراد گروه رابه دقت بررسي كنيد و آن افرادي را براي شركت در جلسه انتخاب كنيد كه در تحقق اهداف گروه موثرترين باشند.

نكته: استراتژي مذاكره را ساده و انعطاف پذير انتخاب كنيد.

نقش افراد:براي پايان موفقيت آميز جلسه مذاكره بايد نقش هاي متداول شناخته شده اي را براي اعضاي خود در نظر بگريد از جمله:نقش رهبر،فرد خوب،فرد بد، فرد تندرو،و فرد مستقل يا سوويپر.

نكته: هنگام مذاكره احساس نا راحتي و كلافگي خود را پنهان كنيد و هرگز با عصبانيت اتاق جلسه را ترك نكنيد.

ارزيابي نقش ها:لازم است افراد در طول مذاكره نقشي فعال داشته باشند.درباره ي نقش و مسئوليت هر يك از اعضا تصميم بگيريد.آيا آنها در شنيدن و ديدن مهارت بيشتري دارند يا در صحبت كردن درون گرا هستند يا برون گرا ؟ «افراد برون گرا مي تواند نقش خوب را بهتر ايفا كند»

در تقسيم مسئوليت و نقش ها دقت كنيد،چرا كه گروه شما بايد اين توانايي را داشته باشد كه به هر حركت طرف مقابل پاسخ دهد.

نقش افراد گروه:

اهميت وضعيت ظاهري: قبل از شركت در جلسه به وضعيت ظاهري خود توجه كنيد.چرا كه اولين برخورد تاثير زيادي بر طرف مقابل مي گذارد.متناسب با نوع جلسه لباس بپوشيد.استفاده از لباسهاي مرتب و گران قيمت نظر ديگران را درباره شما و اختيارات شما تحت الشعاع قرار مي دهد.

نكته: از وسايل بصري استفاده كنيد.افراد را به يادداشت برداري و استفاده كردن از آنها در طول مذاكره تشويق كنيد.

توجيه اعضاي گروه: براي اين كه اعضاي گروه بتوانند نقش خود را به خوبي ايفا كنند بايد كاملاً توجيه شوند.افراد ره به آمادگي فردي تشويق كنيد از آنها بخواهيد براي تمرين با اطلاعات و وسايل بصري حضور پيدا كنند.

نكته: هنگام حضور پاي ميز مذاكره ساكت باشيد.

دستور جلسه: براي اثر بخشي بيشتر جلسه، از دستور (فهرستي از موضوعات مورد بحث) استفاده كنيد. دستور جلسه كمك مي كند تا مذاكره را بر اهداف مورد نظر متمركز كنيد به ياد داشته باشيد كه هدف از مذاكره رسيدن به يك راه حل مناسب است. بنابراين لحن دستور جلسه نبايد مقرضانه باشد.دستور جلسه بايد داراي برنامه زمانبندي بوده و از قبل براي همه ي اعضاي گروه ارسال شود.

پيش نويس دستور جلسه:

1-با لحني رسمي موضوع بحث را تعريف كند.

2-از طريق اولويت بندي عناوين و به طور غير مستقيم بر محتواي گفتگو تاثير بگذارد.

موافقت در مورد دستور جلسه:اگر طرف مقابل دستور جلسه را براي شما ارسال كرد آنرا بررسي و استراتژي خود را مطابق آن تعيين كنيد.دستور جلسه توسط گروهي تدوين مي شود كه بيشترين منافع را در مذاكره داشته باشند و معمولاّ نيز اولين فرصت صحبت را به خود اختصاص مي دهند از اين رو ممكن است بخواهند اولويت سخنرانان رت به نفع خود تغيير دهند.

زمانبندي دستور جلسه: در بعضي از مذاكرات به دليل كمبود وقت براي جلسه محدوديت زماني تعيين مي شود و در بعضي ديگر جلسه تا به دست آوردن توافق نهايي ادامه مي يابد.اگر جلسه بيش از زمان تعيين شده ادامه يابد موجب ناراحتي و خستگي اكثر شركت كنندگان خواهد شد.

ثبت اطلاعات:در مذاكره هر يك از طرفين ممكن است امتيازاتي را براي طرف ديگر دز نظر بگيرد كه بعداّ از

دادن آن پشيمان شود به چنين دليل ضبط مذاكرات جلسه اهميت دارد.مذاكره كنندگان با تجربه علاوه بر ضبط مذاكرات صورت جلسه مشروع نيز تهيه مي كنند.

نكته 1: حد اكثر هر دو ساعت يك بار اعلام تنفس كنيد.

نكته 2: با نصب يك ساعت ديواري كاري كنيد تا حاضران زمان را مد نظر قرار دهند.

نكته 3:كمي زودتر از موعد به محل جلسه برويد تا دچار اضطراب نشويد و آرامش داشته باشيد.

نكته 4:هنگام مذاكره هم تاكتيك هاي خود را يكباره فاش نكنيد.

هدايت مذاكره: حركت هاي اوليه ي خود را طوري برنامه ريزي كنيد كه فضاي مثبتي ايجاد شود.هوشيار و انعطاف پذير باشيد تا در طول مذاكره از فرصت ها بهترين استفاده را ببريد.

ارزيابي فضاي جلسه: در طول مذاكره به همان اندازه كه صحبت مي كنيد بايد گوش بدهيد و مشاهده كنيد.نسبت به فضاي جلسه هوشيار باشيد چرا كه فضا خيلي سريع تغيير مي كند.هوشيار بودن يعني اينكه از همه ي حواس خود براي ارزيابي فضاي جلسه و درك نشانه هايي كه از ديگران مي بينيد استفاده كنيد.

 توجه به اشاره هاي غير كلامي: متن گفتار،اشره ي سر و بدن، حالت صورت،و حركت چشم ها با درك تن گفتار طرف مقابل مي توانيد تصوير درستي از موضوع بحث آنها بدست آوريد « نحوه ي رفتار واقعيت گفته هايشان را فاش خواهد ساخت»برخي نمونه هاي بارز تن گفتار:دست به سينه نشستن يا پا رو پا انداختن «نشانه حالت دفاعي »،لم دادن روي صندلي «بي حوصلگي »ترديد و نا آرامي (عدم تعهد)

تفاوتهاي فرهنگي: دست دادن براي يك طرف ممكن است به معناي خداحافظي و براي طرف ديگر به مفهموم كسب موفقيت باشد. قبل از دست دادن مطمئن شويد كه مفهوم آنرا در فرهنگهاي مختلف مي دانيد. در بسياري از فرهنگ هاي آسيايي دست دادن مردان با زنان صحيح نيست.بنابراين زنان بايد دقت كنند كه ايا در فرهنگ خاص دست دادن صحيح است يا خير.

ايجاد فضاي مطلوب: با دست دادن مي توانيد از طرف مقابل سر نخ هايي بدست آوريد.دست دادن گرم بيانگر احترام و گشاده رويي است. دست دادن محكم به مفهموم سلطه گرايي است و دست دادن شل بيانگر بي علاقگي است. استفاده از تماس مستقيم بر مطلوبيت فضاي مي افزايد.

نكته: آهسته و شمرده صحبت كردن نشانگر آرامش خاطر فرد است.

خنده بي موقع و تند صحبت كردن بيانگر عصبي بودن است.

ارائه پيشنهاد: ارائه پيشنهاد در هر مذاكره يك امري اساسي است از قبل بايد تصميم بگيريد كه در پيشنهاد دادن آيا مي خواهيد نفر اول باشيد با اين تصميم داريد به پيشنهاد طرف مقابل جواب بدهيد.

نكته: پيشنهاد خود را با كمترين هيجان بيان كنيد.

انعطاف پذير باشيد: در مذاكره اظهارات خود را به نحوي بيان كنيد كه در ادامه جلسه امكان مانور داشته باشيد.نبايد به گونه اي صحبت كنيد كه گويي موضع غير قابل تغييري داريد.اظهارات خود را به صورت فرضي بيان كنيد تا در طول مذاكره امكان كوتاه آمدن براي طرفين وجود داشته باشد.سعي نكنيد طرف مقابل را نيز از همان ابتدا در موضع خودش ثابت نگهداريد.آنها نيز بايد امكان مانور داشته باشند.

نكته: تا زمانيكه مطلبي براي گفتن نداريد صحبت نكنيد.

نكات كليدي و مهم:

1-به حرف هاي طرف مقابل با دقت گوش كنيد. شايد خواسته آنها به خواسته شما نزديك باشد.

2-چنانچه در همان ابتداي مذاكره احتمال توافق وجود دارد شما نيز استراتژي خود را تعديل كنيد.

3-كاري كنيد كه پيشنهاد اول شما غير واقعي به نظر برسد و براي كسب توافق از آن نقطه شروع كنيد.

4- از همه پيشنهادهايي كه به شما مي شود يادداشت برداريد و همه را به طور شفاهي ضبط كنيد.

5-در ارائه پيشنهاد انعطاف پذير باشيد.

6- در صورت لزوم براي اولين پيشنهاد به خود ترديد راه ندهيد.

7- پيشنهادهاي مشروط بدهيد مثلاً اگر شما اين كار را بكنيد ما هم آن كار را خواهيم كرد.

8- نگرش طرف مقابل را ارزيابي كنيد (مثلاً احساس او را در خصوص مورد شخص سؤال كنيد)

9- در ابتداي مذاكره زياد امتياز ندهيد

10- اولين پيشنهاد شمانبايد طوري باشد كه موقع عقب نشيني باعث خجالت شما شود.

11- هرگز نگوئيد «هرگز »

12- به سؤال ها فقط با كلمه «بله » يا «خير » پاسخ ندهيد.

13- سعي نكنيد طرف مقابل را نادان جلوه دهيد.

14- در موقع لازم شوخ طبع باشيد اما زرنگي نكنيد.

15- پيشنهاد خود را با زماني رسا و قاطع بيان كنيد.

پاسخ به پيشنهاد: در پاسخ به پيشنهاد طرف مقابل (چه مثبت و چه منفي) سعي كنيد فوراً عكس العمل نشان ندهيد از سكوت نترسيد و در حين سكوت پيشنهاد داده شده را ارزيابي كنيد.

نكته 1: هنگام مذاكره به دنبال موارد مشابه در مواضع خود و طرف مقابل باشيد.

2- قبل از اينكه پاسخ بدهيد صبر كنيد تا صحبت طرف مقابل تمام شود.

3- وانمود كنيد هر امتيازي كه مي دهيد براي شما يك ضرر بزرگي است.

4-براي تصميم گيري در مورد هر پيشنهاد جديد فرصت بخواهيد.

تاكتيك تاخير: زمانيكه قصد نداريد به پيشنهاد طرف مقابل پاسخ فوري بدهيد از تاكتيك تاخير استفاده كنيد طوري كه طرف مقابل به قصد شما پي نبرد.

پيشنهاد متقابل: براي اينكه در ارائه پيشنهاد امتياز با ارزشي را از دست ندهيد مي توانيد اولويت هاي طرف ديگر را شناسايي كنيد و از ميان اين اولويت ها، آنهايي كه اهميت كمتري براي شما دارند به عنوان پيشنهاد مقابل طرح كنيد.با اين روش وانمود مي كنيد كه حاضر به همكاري هستيد.

نكاتي كه بايد به خاطر بسپاريد:

       ممكن است پاسخ سريع به پيشنهاد طرف مقابل، موقعيت شما را متزلزل كند.

       بدون دليل به طرف مقابل اطلاعات ندهيد. تبادل اطلاعات فقط بايد هنگام مصالحه صورت بگيرد.

       مرتب سؤال كنيد. هر اندازه اطلاعات بيشتري داشته باشيد، ميزان كنترل شما بر مذاكره بيشتر خواهد بود.

       بهتر است كه پيشنهاد طرف مقابل را به طور خلاصه براي او بازگو كنيد.

       از طرح مواردي كه خارج از دستور جلسه هستيد پرهيز كنيد.اين موارد روند مذاكره را كند مي كند.

خنثي كردن ترفندهاي مذاكراتي: ترفندها و تاكتيك هاي طرف مقابل را شناسايي و ضد آنها را اجرا كنيد.

نكته:اگر اسير ترفند طرف مقابل شديد قبل از نشان دادن واكنش فكر كنيد.

اهداف ترفندهاي فريبكارانه:

1.                    سرگرم كردن شما، به طوريكه طرف ديگر بتواند بر مذاكره تسلط پيدا كند.

2.                    انتقال تاكيد مذاكره بر مواردي كه معامله را صرفاً به نفع طرف مقابل تمام كند.

3.                    فريب دادن گروه شما، به طوريكه مذاكره را زودتر از موعد و قبل از رضايت كامل از شرايط توافق شده تمام كنيد.

نكات مهم در برخورد با ترفندها:

1.                    سعي كنيد در مذاكره از طرح موضوع هاي جديد جلوگيري كنيد.

2.                    بي توجهي به ترفندي كه طرف مقابل پياده مي كند اثر آن را خنثي خواهد كرد.

3.                    برخوردهاي شخصي طرف مقابل را به جاي خشونت با شوخ طبعي جواب دهيد.

4.                    ترفندهاي طرف مقابل را هرگز به خودنگيريد اين ترفندها براي فريب دادن به كار مي رود.

مقابله با رفتارهاي بيهوده: رفتارهاي ناگهاني و احساسي از سوي كساني كه در جلسه شركت دارند فضاي جلسه را به يكبار، عوض مي كند.اين فوران احساسات مي تواند بيانگر ترديد، سر در گمي، يا خشونت باشد اما علت متداول آن عصباني شدن يكي از اعضاي گروه است رفتار بيهوده نوعي ترفند مذاكراتي است توجه مذاكره را از موضوع مورد بحث به فرد خاصي منحرف مي كند.

نكته:1. زمانيكه موضوع ناشناخته اي مطرح مي شود جلسه را براي تنفس موقتاً تعطيل كنيد.

2- فقط بحث هاي سازنده را دنبال كنيد.

بن بست مذاكره ناشي از ترفند: اگر مذاكره به بن بست رسيده است، بحث را به شيوه ديگر ادامه دهيد. پيشنهاد كنيد كه گفت و گوهاي جلسه ضبط نشود و در صورتجلسه رسمي درج نگردد با طرفين بتوانند بدون تعهد حرف هاي خود را مطرح نمايند.

گفتگوي صميمانه: گفتگو كردن در جايي دور از ميز مذاكره، جايي كه طرفين با يكديگر روبروي شوند به رواني مذاكره كمك مي كند. از اين فرصت ها استفاده كنيد تا طرف مقابل شما را فردي منطقي و قابل مذاكره بشناسد.

نكته: 1. هنگامي كه موضوع كاملاً تازه اي در جلسه مطرح مي شود درخواست تنفس بكنيد.

2. اگر توافق كرديد گفتگوها ضبط نشود به حرفهايي كه در جلسه مي زنيد پايبند باشيد.

درك تن گفتار: هوشيار باشيد علائم مهم تن گفتار فقط چند ثانيه ديده مي شود برخي از حالات تن گفتار: 1-به پشت تكيه دادن نشانه خشونت است.2- دست به سينه بودن نشانه ناباروي است.3- حالت تمايل بدن به جلو نشانه توجه است 4- چهره باز بيانگر علاقه به ادامه مذاكره است 5-تماس چشمي مستقيم بيانگر افكار مثبت است.6- گذاشتن دست زير چانه نشان دهنده تفكر است.7-بازي كردن با قلم نشان دهنده حواس پرتي است.8- خيره شدن به اطراف نشان دهنده علم تمركز است.9- چشمان باز و حالت مهربان چهره نشانه متقاعد شدن است.

تقويت مواضع: دست يافتن به موضع برتر به سرعت توان مذاكراتي شما را افزايش مي دهد.

نكته: 1-براي تاكيد روي نكات اصلي از روش تكرار و تن گفتار مثبت استفاده كنيد.

2- هرگز ارزش و اعتبار طرف مقابل ا زير سؤال نبريد.

3- براي رسيدن به توافق « سازش » تاكتيك مؤثري است .

4- حرفهاي مهم خود را با صدايي بلند اما آرام (قاطعانه، نه خصمانه) بيان كنيد.

5- تاكيد روي نكات مثبت، نكات منفي را پنهان مي كند (در مقابل ضرر پارسال به سود امسا ل اشاره كنيد)

6- اگر مرتكب اشتباهي شديد فوراً اعتراف كنيد تا بتوانيد جلسه را با خيال راحت ادامه دهيد.

7- اگر خود را متكبر نشان بدهيد شانس خود را براي رسيدن به توافق كاهش مي دهيد.

8- در يك معامله هر دو طرف بايد سود ببرند، چرا كه معامله با مشاركت طرفين تحقق پيدا مي كند.

9- همواره هدفها و خواسته هاي اوليه خود را به ياد داشته باشيد.

تضعيف مواضع طرف مقابل: هنگام مذاكره اعتماد به نفس و حتي اعتبار طرف مقابل را زير سؤال ببريد.صحبت هاي آنها را محك زده، دنبال نقطه ضعف باشيد مانند اشتباهات منطقي، استفاده نابجا از اطلاعات.براي تضعيف موضع افراد هرگز به شخصيت آنها توهين نكنيد.

نكات مهم: 1- زمانيكه طرف مقابل تعادل خود را از دست مي دهد بهترين موقعيت است كه امتيازات خود را پس بگيريد.

2- در پايان روز، يعني زمانيكه نيروي شما تحليل رفته است از مذاكره درباره موضوعات مهم اجتناب كنيد.

ختم مذاكره: مذاكره زماني موفقيت آميزي در پي دارد كه طرفين براي رسيدن به توافق به يكديگر امتياز متقابل و قابل قبول داده باشند.

نكات مهم: 1-با امتيازات كوچك شروع كنيد،شايد اصلاً لازم نباشد كه امتياز بزرگتر بدهيد.

2- به چشمان طرف مقابل نگاه كنيد تا بداند هر امتيازي كه مي دهيد براي شما ضرر بزرگي محسوب مي شود

3- تا زمانيكه امتياز نگرفته ايد،امتياز ندهيد.

4- در مورد مسائل كوچك امتياز بدهيد تا در مورد مسائل عمده با سر سختي طرف مقابل مواجه شويد.

5- از ايجاد شرايطي كه ممكن است در آن پيشنهاد نهايي شمارد شور اجتناب كنيد.

6- هنگاميكه گرفتن امتياز از طرف ديگر مشكل مي شود خود را براي دادن پيشنهاد نهايي آماده كنيد.

7- پيشنهاد نهايي را فقط زماني بدهيد كه جو مذاكره مسالمت آميز باشد.

8- طرف مقابل بايد متقاعد شود كه پيشنهاد شما واقعي است.

9- نتيجه نهايي مذاكره و توافق را صورتجلسه و به امضاء طرفين برسانيد.

ختم مذاكره: در مرحله ختم مذاكره و رسيدن به توافق آگاه از دو مورد ضروري است.

1.                          آيا همه حاضران به درك مشتركي از موضوع رسيده اند يا خير ؟

2.                          آيا موارد توافق شده مورد تأييد ديگران است يا خير ؟

نكات مهم:1. در پايان جلسه همه مواردي كه بر روي آنها توافق نهايي صورت گرفته است را ثبت كنيد.

3.                          در نوشته هاي خود معني كلمات مبهم و كلي را روشن كنيد و توضيح دهيد.

4.                          پرداختن به موضوعات مورد بحث را فداي سرعت بخشيدن به روند مذاكره نكنيد.

5.                          هنگام تمام كردن معامله قاطع باشيد نه خشن.

6.                          پيشنهاد نهايي را زماني ارائه كنيد كه طرف مقابل حالت مساعد براي پذيرش آن داشته باشد.

7.                          اطمينان حاصل كنيد كه طرف مقابل براي تمام كردن معامله اختيار تام دارد.

تلاش براي مصالحه: در هر مرحله از مذاكره از فرهنگ مصالحه پيروي كنيد.با اين كار انعطاف پذيري خود را ثابت و با قرار گرفتن گفتگوها در مسير صحيح، فضاي مسالمت آميز ايجاد مي كنيد.

نكته: ضرب المثل « بهتر است پشم را بفروشي نه گوسفند را » نبايد هدف اصلي را واگذار كنيد ولي موارد كم اهميت قابل چشم پوشي هستند.

به هم خوردن جو مذاكره: هنگاميكه مذاكره به هم مي خورد بايد فوراً اقدام كرد تا اتفاق جبران ناپذيري صورت نگيرد. هر چقدر از زمان به هم خوردن مذاكره بگذرد وضعيت ناگوارتر مي شود و مشكل مي توان آنرا به حالت متعادل اوليه بازگرداند.

نكات: 1. وسوسه مقابله به مثل كردن را زا خود دور كنيد.

2. زمانيكه اوضاع به حالت اول برگردد. اصرار نكنيد كه طرف مقابل از شما عذرخواهي كند.

3. بلافاصله پس از آنكه طرف ديگر جلسه ترك كرد با او تماس بگيريد.

استفاده از ميانجي: در شرايطي كه مذاكره به بن برسد و امكان ادامه مذاكره براي طرفين فراهم نگردد، لازم است كه مذاكره را از طريق يك ميانجي ادامه بدهيد.

نقش ميانجي: 1- به طرفين كمك مي كند تا خودشان راه حل پيدا كنند.

2- پيشنهادات ديگري ارائه مي كند 3- مسائل را براي هر يك از طرفين توضيح مي دهد.4- به طرفين كمك مي كند تا يكديگر رادرك كنند 5- مشكلات را از همه جهات بررسي مي كند.6- هميشه بي طرف است.7- تبعيض قايل نمي شود 8- مورد قبول طرفين است.

نكات مهم:1- وساطت شخص ثالث را به عنوان يك اقدام مثبت در نظر بگيريد نه يك اقدام باز دارنده.

2- قبل از اينكه ميانجي انتخاب كنيد خوب فكر كنيد، زيرا اين كار پر هزينه است.

3- ميانجي بايد قبل از اينكه طرفين نسبت به حل مسئله بي ميل شونده وارد عمل شود.

انتخاب داور: داور انتخاب شخص ثالثي است كه در رفع بن بست پيش آمده در مذاكرات كمك مي كند.طبق شرايط داوري، طرفين ملزم به اجراي تصميم نهايي داور هستند.

نقش داور: 1- بين طرفين قضاوت مي كند 2- مواردي كه ايجاد بن بست كرده اند را مد نظر قرار مي دهد 3- تصميماتي كه مي گيرد بستر قانوني دارد 4- به طرفين كمك مي كند تا براي خود راه حل پيدا كنند 5- بي طرف است و تبعيض قائل نمي شود.6- درباره تمام مسائل اطلاعات دارد.7- مورد احترام طرفين است.

اجراي تصميمات: پس از آنكه مستقلاً يا به كمك شخص ثالث به توافق رسيد، لازم به ذكر است تصميم نهايي و توافق را اجرا كنيد. روند اجراي توافقات و نظارت بر اجراي تصميمات و برنامه زمانيندي اجرايي و همچنين ضمانت اجرايي را تعيين كنيد.

نكته: آخرين برداشت طرف مقابل به اندازه اولين برداشت او اهميت دارد

منابع و مأخذ:

1.                    مهارتهاي اجتماعي در ارتباطات ميان فردي

اوهارجي، كريستين ساندرز و ديويد ديكسون

ترجمه:خشايار بيگي، مهرداد فيروز بخت

2.                    روانشناسي توافق

راجر فيشر، ويليام اوري

ترجمه: مهدي قراجه داغي

3.                    اصول و فنون مذاكره

راجر فيشر، ويليام اوري

ترجمه: مسعود حيدري

4.فنون مذاكره

تيم هيندل

ترجمه: شفيع الهي

 منبع ای مدیر دات آی آر